Ce qu'il faut savoir avant de démarrer.
Pour les bénévoles
Comment un bénévole s'inscrit-il à un événement ?
L'organisateur partage un lien d'inscription propre à l'événement. Le bénévole crée son compte en quelques instants et rejoint automatiquement l'équipe. S'il possède déjà un compte OrganiZ (même e-mail), il est simplement rattaché au nouvel événement sans avoir à recréer de compte.
Comment déclarer mes disponibilités ?
Dans « Mes disponibilités », choisissez le poste qui vous intéresse : le jour et les heures du poste se remplissent automatiquement, ajustez-les si besoin puis « Ajouter » (ou cliquez-glissez sur le calendrier). Vos créneaux restent modifiables ensuite ; seules les dates de la manifestation sont proposées.
Puis-je consulter et imprimer mon planning ?
Oui. « Mon planning » affiche vos tâches assignées sous forme de calendrier ou de liste, et une version imprimable inclut également le plan du site avec l'emplacement des postes.
Puis-je désactiver les notifications par e-mail ou SMS ?
Oui, chaque utilisateur gère ses propres notifications depuis « Mon compte » (menu en haut à droite) : e-mails des organisateurs, rappels par e-mail, rappels par SMS et nouveaux messages du chat, chacun activable séparément. Seuls les canaux proposés par l'abonnement de l'organisation s'affichent.
Puis-je voir mes tâches dans l'agenda de mon téléphone ?
Oui. Dans « Mon planning », bloc « Dans mon agenda » : abonnez votre agenda (iPhone, Mac, Outlook en un clic, Google Agenda en collant le lien). Vos tâches s'y ajoutent et se mettent à jour automatiquement.
À quoi sert mon QR code ?
Il se trouve dans « Mon planning » (et sur votre planning imprimé). Présentez-le à votre arrivée : l'organisateur le scanne et votre présence est enregistrée. Il sert aussi à utiliser vos bons repas ou boissons au guichet, si l'événement en distribue.
Puis-je obtenir une attestation de bénévolat ?
Oui, si l'organisation propose cette option : dès le début de l'événement, téléchargez-la en PDF depuis « Mon planning ». Elle reprend vos tâches et votre total d'heures — utile pour un CV, une formation ou un dossier bénévole.
Comment modifier mes informations ou mon mot de passe ?
Dans « Mon compte » (menu en haut à droite) : coordonnées, adresse e-mail de connexion et mot de passe. Votre mot de passe actuel est demandé pour changer d'e-mail ou de mot de passe.
Comment fonctionne le chat de l'événement ?
Un canal général permet d'échanger avec toute l'équipe, et un canal réservé aux admins/managers existe pour la coordination interne. Vous pouvez être averti par e-mail des nouveaux messages, ou couper cette notification si elle est trop fréquente.
Que se passe-t-il si je suis assigné à une tâche hors de mes disponibilités déclarées ?
L'écran d'assignation le signale clairement à l'organisateur (créneau « hors disponibilité »), mais reste possible en cas de besoin ponctuel. Votre planning personnel reflète toujours vos horaires réels assignés.
Pour les organisateurs
OrganiZ est-il adapté aux petites manifestations ?
Oui. La solution convient aussi bien aux petits événements associatifs qu'aux manifestations plus importantes nécessitant davantage de coordination, avec un plan gratuit pour démarrer.
Comment assigner les bénévoles aux tâches ?
Deux vues complémentaires : « Assigner les tâches » (par tâche, avec indication des bénévoles disponibles et de leurs éventuels autres engagements sur une mini-frise chronologique) et « Assigner par bénévole » (toutes les tâches d'une personne, avec édition rapide des horaires).
Puis-je positionner mes postes sur une carte du site ?
Oui, directement depuis la création ou l'édition d'un poste : une carte interactive permet de placer le poste d'un simple clic. Cette carte est ensuite reprise dans le planning imprimable des bénévoles.
La gestion de caisse est-elle incluse ?
Selon le plan choisi, avec la possibilité de déléguer l'accès à la caisse à certains bénévoles de confiance, en plus des organisateurs.
Peut-on gérer plusieurs événements avec un seul compte organisateur ?
Oui, une organisation peut créer plusieurs événements (selon les limites de son plan) et un admin peut basculer facilement de l'un à l'autre.
Comment gérer les rôles et permissions de mon équipe ?
Chaque événement dispose de rôles (bénévole, manager, admin...) avec des permissions précises par fonctionnalité (postes, tâches, caisse, statistiques...). La création et la modification du catalogue de rôles est réservée au superadmin de la plateforme pour garantir la cohérence entre organisations.
Puis-je envoyer des courriers personnalisés à mes bénévoles ?
Oui, avec l'option « Courriers » (selon le plan) : importez une lettre rédigée dans Word contenant des variables (nom, adresse, tâches assignées, horaires…), choisissez les destinataires (tous, un groupe, un poste ou une tâche), puis téléchargez les courriers à imprimer ou envoyez-les par e-mail.
Un bénévole se désiste : que faire ?
Marquez-le « Absent / excusé » depuis la liste des bénévoles : il n'est plus proposé lors de l'assignation ni dans le pointage. S'il avait des tâches, OrganiZ vous montre qui est disponible pour les reprendre : réassignez d'un clic, ou lancez un appel par e-mail/SMS — le premier bénévole qui accepte est assigné automatiquement.
Comment préparer l'édition de l'année suivante ?
Avec « Dupliquer » dans la liste des événements : postes, tâches, habits, caisses, produits et groupes sont recopiés avec toutes les dates décalées, et vous pouvez réinscrire d'un clic les bénévoles de l'édition précédente en les prévenant par e-mail.
Comment pointer les arrivées le jour J ?
Chaque bénévole a un QR code personnel. Avec « Scanner les arrivées » sur un téléphone ou une tablette, il suffit de le scanner : la présence et l'heure d'arrivée sont enregistrées, et l'habit à remettre s'affiche.
Peut-on offrir des bons repas ou boissons aux bénévoles ?
Oui, avec la gestion de caisse : définissez un bon (ex. « Bon repas ») et une règle, par exemple 1 bon par tranche de 4 heures de bénévolat. Les bénévoles voient leur solde et l'utilisent au guichet en présentant leur QR code ; vous pouvez ajouter ou retirer des bons à la main.
Comment envoyer rapidement une consigne à une partie des bénévoles ?
Avec « Message rapide » : choisissez tous les bénévoles, un groupe, un poste ou une tâche, écrivez votre message (personnalisé avec le prénom) et envoyez-le par e-mail, et par SMS à ceux qui les ont activés.
Puis-je bloquer l'envoi d'e-mails à mes bénévoles ?
Oui, un interrupteur dans « Mon abonnement » permet de suspendre temporairement l'envoi des e-mails opérationnels (tâches, rappels, disponibilités) à vos bénévoles, par exemple entre deux éditions de votre manifestation.
Abonnements et facturation
Quels sont les plans disponibles et leurs tarifs ?
Du plan gratuit « Découverte » au plan « Illimité », avec des paliers intermédiaires selon le nombre de bénévoles, d'événements et les fonctionnalités souhaitées (caisse, SMS, carte, export, courriers). Le détail est disponible sur la page Tarifs, avec un tarif mensuel ou annuel.
Comment se passe la facturation ?
Les factures sont envoyées par e-mail avec les coordonnées de virement (IBAN) et consultables à tout moment depuis « Factures » dans votre espace organisateur.
Puis-je changer de plan en cours d'année ?
Oui, une demande de changement de plan peut être faite à tout moment depuis « Mon abonnement » ; elle est examinée puis validée par notre équipe avant d'être appliquée.
Que se passe-t-il si une facture n'est pas payée ?
Un rappel est envoyé à l'approche de l'échéance. Sans régularisation dans les 35 jours suivant l'échéance, l'accès à la plateforme peut être suspendu jusqu'au paiement.
Les SMS sont-ils inclus dans mon abonnement ?
Un quota de SMS est inclus dans certains plans (25 par mois en Pro, 75 par mois en Illimité). Il est renouvelé le 1er de chaque mois et n'est pas cumulable. Au-delà, des packs se commandent depuis « Mon abonnement » à CHF 0.25 par SMS (hors TVA) ; les SMS achetés n'expirent pas et sont utilisés après ceux du mois.
Sécurité et confidentialité
Mes données sont-elles hébergées en Suisse ?
L'hébergement de la plateforme ainsi que les prestataires d'envoi d'e-mails et de SMS sont basés en Suisse. Le détail est disponible dans notre Politique de confidentialité.
Qui a accès aux informations de mes bénévoles ?
Seuls les admins/managers de l'événement auquel un bénévole est inscrit voient ses informations, dans la limite de leurs permissions. La plateforme n'utilise ni ne revend ces données à des fins publicitaires.
Puis-je demander la suppression de mes données ?
Oui, via le formulaire de contact. Voir notre Politique de confidentialité pour le détail de vos droits (accès, rectification, suppression, opposition).